How I Use ChatGPT Like the Top 1% Business Owners (Live Demo)

Summary & Insights

Imagine turning ChatGPT from a generic chatbot into a trusted business partner that knows the intricate details of your company, the nuance of every important conversation, and even your brand’s visual style. This is the core promise of a profoundly underutilized feature: ChatGPT Projects.

The host details his method for building a “second brain” for his new AI infrastructure company, lore.com. By creating a dedicated project, he uploads over twenty files to give the AI deep, structured context. The most critical document is a clear company thesis or overview, which anchors all subsequent advice. He supplements this with personally crafted meeting notes, preferring his own voice memos transcribed via tools like Whisperflow over raw AI notes, as his reflection captures what was genuinely significant. This repository allows ChatGPT to perform advanced pattern matching, connecting disparate ideas from conversations with government officials, engineers, and investors to uncover unique opportunities.

Beyond text, the system thrives on visual context. Uploading diagrams of technical architectures or business models significantly boosts ChatGPT’s comprehension of complex systems. Even a company presentation feeds the AI an understanding of brand style, enabling it to critique new designs for consistency. While financial models in image form are still a weak spot for precise analysis, they provide valuable contextual grounding. A dynamically updated “key contacts” file, maintained with ChatGPT’s help, allows the AI to proactively suggest valuable introductions based on the evolving network and project goals.

The ultimate benefit is the transformation of ChatGPT into a persistent advisor that doesn’t suffer from context loss. Unlike a single, long chat that becomes laggy, a project maintains all files in a ready state, eliminating the need to re-explain fundamentals. This setup, which can also be shared with team members (with certain privacy caveats), accelerates progress dramatically—compressing years of potential networking and strategic insight into mere months by leveraging the AI’s ability to synthesize everything it knows about your venture.

Surprising Insights

Handwritten (or spoken) notes are more valuable than AI transcripts: The host finds more value in dictating his own summary of a meeting’s key points than in uploading a perfect AI transcript, as his reflection prioritizes what was actually interesting and actionable to him.
Images train ChatGPT on your style, not just your content: Uploading a presentation deck doesn’t just inform ChatGPT about your business—it teaches the model your specific visual and tonal style, allowing it to give feedback on whether new marketing or design work is on-brand.
AI can proactively manage your network: By maintaining a simple “key contacts” document within the project, ChatGPT can analyze all your meeting notes and suggest whom you should reconnect with and why, acting as an intuitive relationship manager.
Creating a diagram for ChatGPT can help it understand you better: There’s a recursive benefit to having ChatGPT itself generate a diagram of your business based on your documents and then uploading that image back into the project; this seemingly circular step enhances its overall comprehension.

Practical Takeaways

Start any complex initiative with a Project: Whether for a business venture, a tax situation, or a personal legal matter, create a dedicated project in ChatGPT or Claude and begin by uploading a foundational document stating your core goal or thesis.
Build context with a “living document” mix: Populate the project with a blend of strategic documents (thesis, plans), ongoing learnings (your curated meeting notes), and visual references (diagrams, style guides). Export notes as PDFs for easy uploading.
Use voice apps for efficient note curation: At the end of a day of meetings, use a voice-to-text app to quickly dictate your key takeaways and reflections, then use ChatGPT to format those thoughts into a clean note for the project.
Leverage the project for creative consistency: When designing any new asset—a website, a slide, a marketing email—ask your project-informed ChatGPT if the work aligns with the style and goals evident in the documents you’ve provided.

Hãy tưởng tượng biến ChatGPT từ một chatbot thông thường thành một đối tác kinh doanh đáng tin cậy, thấu hiểu từng chi tiết phức tạp của công ty bạn, sắc thái của mọi cuộc trò chuyện quan trọng, và cả phong cách hình ảnh thương hiệu của bạn. Đây chính là lời hứa cốt lõi của một tính năng bị đánh giá thấp: Dự án ChatGPT.
Người dẫn chương trình chia sẻ chi tiết phương pháp xây dựng “bộ não thứ hai” cho công ty cơ sở hạ tầng AI mới của anh ấy, lore.com. Bằng cách tạo một dự án chuyên biệt, anh ấy tải lên hơn hai mươi tệp để cung cấp cho AI ngữ cảnh sâu và có cấu trúc. Tài liệu quan trọng nhất là một luận đề hoặc tổng quan công ty rõ ràng, làm nền tảng cho mọi lời khuyên tiếp theo. Anh ấy bổ sung thêm bằng các ghi chú cuộc họp tự biên soạn, ưa thích ghi âm giọng nói cá nhân được chuyển văn bản qua các công cụ như Whisperflow hơn là ghi chú AI thô, vì phần phản ánh của anh ấy nắm bắt được điều thực sự quan trọng. Kho lưu trữ này cho phép ChatGPT thực hiện kết hợp mẫu nâng cao, liên kết các ý tưởng khác biệt từ các cuộc trò chuyện với quan chức chính phủ, kỹ sư và nhà đầu tư để phát hiện các cơ hội độc đáo.
Ngoài văn bản, hệ thống này còn phát huy mạnh mẽ với ngữ cảnh hình ảnh. Việc tải lên các sơ đồ kiến trúc kỹ thuật hoặc mô hình kinh doanh giúp cải thiện đáng kể khả năng hiểu các hệ thống phức tạp của ChatGPT. Ngay cả một bản thuyết trình công ty cũng cung cấp cho AI hiểu biết về phong cách thương hiệu, cho phép nó đánh giá tính nhất quán của các thiết kế mới. Mặc dù mô hình tài chính dưới dạng hình ảnh vẫn là điểm yếu để phân tích chính xác, chúng cung cấp nền tảng ngữ cảnh giá trị. Một tệp “danh bạ chính” được cập nhật động, được duy trì với sự trợ giúp của ChatGPT, cho phép AI chủ động đề xuất các giới thiệu có giá trị dựa trên mạng lưới và mục tiêu dự án đang phát triển.
Lợi ích cuối cùng là biến ChatGPT thành một cố vấn bền bỉ không bị mất ngữ cảnh. Khác với một cuộc trò chuyện dài đơn lẻ trở nên chậm chạp, một dự án duy trì tất cả các tệp ở trạng thái sẵn sàng, loại bỏ nhu cầu giải thích lại những điều cơ bản. Thiết lập này, cũng có thể được chia sẻ với các thành viên trong nhóm (với một số lưu ý về quyền riêng tư), thúc đẩy tiến trình đáng kể—nén nhiều năm tiềm năng kết nối mạng lưới và hiểu biết chiến lược thành chỉ vài tháng bằng cách tận dụng khả năng tổng hợp mọi thứ AI biết về dự án của bạn.
### Những Hiểu Biết Bất Ngờ
– **Ghi chú viết tay (hoặc nói) có giá trị hơn bản ghi AI:** Người dẫn chương trình thấy giá trị hơn khi tự đúc kết các điểm chính của cuộc họp so với việc tải lên một bản ghi AI hoàn hảo, vì phần phản ánh của anh ấy ưu tiên những gì thực sự thú vị và có thể hành động đối với anh ấy.
– **Hình ảnh đào tạo ChatGPT về phong cách của bạn, không chỉ nội dung:** Tải lên một bộ thuyết trình không chỉ cung cấp thông tin cho ChatGPT về doanh nghiệp của bạn—nó còn dạy mô hình phong cách hình ảnh và giọng điệu cụ thể của bạn, cho phép nó đưa ra phản hồi về việc liệu công việc tiếp thị hay thiết kế mới có đúng thương hiệu hay không.
– **AI có thể chủ động quản lý mạng lưới của bạn:** Bằng cách duy trì một tài liệu “danh bạ chính” đơn giản trong dự án, ChatGPT có thể phân tích tất cả ghi chú cuộc họp của bạn và đề xuất bạn nên kết nối lại với ai và tại sao, hoạt động như một người quản lý quan hệ trực quan.
– **Tạo sơ đồ cho ChatGPT có thể giúp nó hiểu bạn hơn:** Có một lợi ích đệ quy khi chính ChatGPT tạo ra sơ đồ doanh nghiệp của bạn dựa trên tài liệu của bạn và sau đó tải hình ảnh đó trở lại dự án; bước có vẻ tuần hoàn này nâng cao khả năng hiểu tổng thể của nó.
### Những Điểm Thực Tiễn Cần Ghi Nhớ
– **Bắt đầu bất kỳ sáng kiến phức tạp nào với một Dự án:** Dù là cho một dự án kinh doanh, một tình huống thuế, hay một vấn đề pháp lý cá nhân, hãy tạo một dự án chuyên biệt trong ChatGPT hoặc Claude và bắt đầu bằng cách tải lên một tài liệu nền tảng nêu rõ mục tiêu hoặc luận đề cốt lõi của bạn.
– **Xây dựng ngữ cảnh với hỗn hợp “tài liệu sống”:** Lấp đầy dự án với hỗn hợp các tài liệu chiến lược (luận đề, kế hoạch), kiến thức đang diễn ra (ghi chú cuộc họp được bạn tuyển chọn) và tài liệu tham khảo hình ảnh (sơ đồ, hướng dẫn phong cách). Xuất ghi chú dưới dạng PDF để dễ dàng tải lên.
– **Sử dụng ứng dụng giọng nói để quản lý ghi chú hiệu quả:** Vào cuối ngày họp, sử dụng ứng dụng chuyển giọng nói thành văn bản để nhanh chóng đúc kết các điểm chính và suy ngẫm của bạn, sau đó sử dụng ChatGPT để định dạng những suy nghĩ đó thành một ghi chú sạch sẽ cho dự án.
– **Tận dụng dự án để đảm bảo tính nhất quán sáng tạo:** Khi thiết kế bất kỳ tài sản mới nào—một trang web, một slide, một email tiếp thị—hãy hỏi ChatGPT đã được cung cấp thông tin dự án của bạn xem công việc có phù hợp với phong cách và mục tiêu rõ ràng trong các tài liệu bạn đã cung cấp hay không.

試想，若ChatGPT能從一款通用聊天機器人，轉變為值得信賴的商業夥伴——它不僅熟知企業的複雜細節、重要對話的細微之處，甚至能掌握品牌的視覺風格。這正是當前未被充分挖掘的核心功能：ChatGPT「專案」功能所許諾的願景。

影片主持者詳細闡述了他為其新創AI基礎設施公司lore.com構建「第二顆大腦」的方法。通過創建專屬專案，他上傳了二十多份文件，為AI提供了深度結構化的背景資訊。其中最重要的是一份清晰的企業綱領或概述，這份文件成為後續所有建議的基石。此外，他上傳了親手整理的會議記錄，相比AI直接生成的草稿，他更傾向於使用Whisperflow等工具轉錄自己的語音備忘，因為他的反思能捕捉真正重要的內容。這套知識庫使ChatGPT能夠進行高階模式匹配，串連與政府官員、工程師及投資者的對話中零散的想法，從而發掘獨特機遇。

除了文字，該系統亦擅長處理視覺脈絡。上傳技術架構圖或商業模型圖表，能大幅提升ChatGPT對複雜系統的理解力。即使是企業簡報檔，也能讓AI掌握品牌風格，從而檢視新設計是否符合一致性。雖然以圖像形式呈現的財務模型在精確分析方面仍有局限，卻能提供寶貴的背景基礎。此外，透過ChatGPT協助維護、動態更新的「關鍵聯絡人」文件，使AI能根據不斷變化的網絡與專案目標，主動建議有價值的引薦機會。

此功能的終極優勢，在於將ChatGPT轉化為一個不會遺失對話背景的持久顧問。相較於單一冗長且易遲緩的對話，專案功能能讓所有文件保持就緒狀態，無需反覆解釋基礎資訊。這種設置（在注重隱私的前提下）亦可與團隊成員共享，從而大幅加速進程——憑藉AI對企業資訊的整合能力，原本需數年積累的網絡拓展與戰略洞察，可壓縮至數月內完成。

意外洞見

手寫（或口述）筆記比AI轉錄稿更有價值：主持人發現，口述會議要點的個人總結比上傳完美的AI轉錄稿更有價值，因為他的反思能優先提取真正有趣且可執行的內容。

圖像訓練ChatGPT掌握風格，而不僅是內容：上傳簡報檔不僅讓ChatGPT了解業務，更教會模型識別特定的視覺與語調風格，使其能反饋新行銷或設計作品是否符合品牌調性。

AI能主動管理你的人脈網絡：在專案中維護一份簡明的「關鍵聯絡人」文件，ChatGPT便可分析所有會議記錄，建議應重新聯繫的對象及原因，扮演直覺式關係經理的角色。

為ChatGPT製作圖表有助其更深入理解：若先讓ChatGPT根據文件生成業務圖表，再將圖像上傳回專案，此循環步驟看似多餘，實則能顯著增強其整體理解力。

實用建議

以專案啟動任何複雜計劃：無論是商業投資、稅務規劃還是個人法律事務，都可在ChatGPT或Claude中創建專屬專案，並首先上載闡明核心目標或理念的基礎文件。

以「活文件」組合建立脈絡：專案中應包含策略文件（綱領、計劃）、動態學習記錄（精選會議筆記）及視覺參考（圖表、風格指南）。可將筆記匯出為PDF以便上傳。

善用語音應用高效整理筆記：每日會議結束後，使用語音轉文字應用快速口述關鍵收穫與反思，再透過ChatGPT將這些想法格式化為簡潔筆記存入專案。

運用專案確保創意一致性：設計任何新資源（網站、簡報、行銷郵件）時，可諮詢已導入專案背景的ChatGPT，確認作品是否符合既有文件所體現的風格與目標。

Imagina convertir ChatGPT de un chatbot genérico en un socio de negocios de confianza que conoce los detalles intrincados de tu empresa, los matices de cada conversación importante e incluso el estilo visual de tu marca. Esa es la promesa central de una función profundamente infrautilizada: los Proyectos de ChatGPT.

El presentador detalla su método para construir un “segundo cerebro” para su nueva empresa de infraestructura de IA, lore.com. Al crear un proyecto dedicado, carga más de veinte archivos para proporcionar a la IA un contexto profundo y estructurado. El documento más crítico es una tesis o descripción general clara de la empresa, que sirve de ancla para todo el asesoramiento posterior. Lo complementa con notas de reuniones elaboradas personalmente, prefiriendo sus propias notas de voz transcritas mediante herramientas como Whisperflow en lugar de transcripciones brutas generadas por IA, ya que su reflexión captura lo que realmente fue significativo. Este repositorio permite a ChatGPT realizar un reconocimiento avanzado de patrones, conectando ideas dispersas de conversaciones con funcionarios gubernamentales, ingenieros e inversionistas para descubrir oportunidades únicas.

Más allá del texto, el sistema se nutre del contexto visual. Subir diagramas de arquitecturas técnicas o modelos de negocio mejora significativamente la comprensión de ChatGPT sobre sistemas complejos. Incluso una presentación de la empresa le aporta a la IA una comprensión del estilo de la marca, lo que le permite criticar nuevos diseños en términos de coherencia. Aunque los modelos financieros en formato de imagen siguen siendo un punto débil para un análisis preciso, sí proporcionan un valioso contexto de referencia. Un archivo de “contactos clave” actualizado dinámicamente, mantenido con ayuda de ChatGPT, permite a la IA sugerir de forma proactiva presentaciones valiosas basadas en la evolución de la red de contactos y de los objetivos del proyecto.

El beneficio final es la transformación de ChatGPT en un asesor persistente que no sufre pérdida de contexto. A diferencia de un único chat largo que se vuelve lento, un proyecto mantiene todos los archivos en un estado listo para usarse, eliminando la necesidad de volver a explicar los fundamentos. Esta configuración, que también puede compartirse con miembros del equipo (con ciertas salvedades de privacidad), acelera el progreso de forma drástica: comprime años de posibles conexiones estratégicas y aprendizaje en apenas unos meses al aprovechar la capacidad de la IA para sintetizar todo lo que sabe sobre tu iniciativa.

Ideas sorprendentes

Las notas manuscritas (o dictadas) son más valiosas que las transcripciones de IA: El presentador encuentra más valor en dictar su propio resumen de los puntos clave de una reunión que en subir una transcripción perfecta generada por IA, porque su reflexión prioriza lo que realmente le resultó interesante y accionable.

Las imágenes entrenan a ChatGPT en tu estilo, no solo en tu contenido: Subir una presentación no solo informa a ChatGPT sobre tu negocio, sino que también le enseña tu estilo visual y tonal específico, permitiéndole opinar sobre si nuevas piezas de marketing o diseño están alineadas con la marca.

La IA puede gestionar tu red de contactos de forma proactiva: Al mantener un documento sencillo de “contactos clave” dentro del proyecto, ChatGPT puede analizar todas tus notas de reuniones y sugerirte con quién deberías volver a conectar y por qué, actuando como un gestor intuitivo de relaciones.

Crear un diagrama para ChatGPT puede ayudarle a entenderte mejor: Existe un beneficio recursivo en pedirle al propio ChatGPT que genere un diagrama de tu negocio a partir de tus documentos y luego subir esa imagen de nuevo al proyecto; este paso, aparentemente circular, mejora su comprensión general.

Conclusiones prácticas

Inicia cualquier iniciativa compleja con un Proyecto: Ya sea para un emprendimiento, una situación fiscal o un asunto legal personal, crea un proyecto dedicado en ChatGPT o Claude y comienza subiendo un documento fundacional que establezca tu objetivo o tesis central.

Construye contexto con una mezcla de “documentos vivos”: Llena el proyecto con una combinación de documentos estratégicos (tesis, planes), aprendizajes continuos (tus notas de reuniones seleccionadas) y referencias visuales (diagramas, guías de estilo). Exporta las notas como PDF para facilitar la carga.

Usa aplicaciones de voz para organizar notas de forma eficiente: Al final de un día de reuniones, utiliza una aplicación de voz a texto para dictar rápidamente tus conclusiones y reflexiones clave, y luego usa ChatGPT para darles formato en una nota limpia para el proyecto.

Aprovecha el proyecto para mantener la coherencia creativa: Al diseñar cualquier activo nuevo —un sitio web, una diapositiva o un correo de marketing— pregúntale a tu ChatGPT informado por el proyecto si ese trabajo se alinea con el estilo y los objetivos que se desprenden de los documentos que has proporcionado.

Imagine transformar o ChatGPT de um chatbot genérico em um parceiro de negócios confiável, que conhece os detalhes intrincados da sua empresa, as nuances de cada conversa importante e até mesmo o estilo visual da sua marca. Essa é a promessa central de um recurso profundamente subutilizado: os Projetos do ChatGPT.

O apresentador detalha seu método para construir um “segundo cérebro” para sua nova empresa de infraestrutura de IA, a lore.com. Ao criar um projeto dedicado, ele envia mais de vinte arquivos para fornecer à IA um contexto profundo e estruturado. O documento mais crítico é uma tese ou visão geral clara da empresa, que serve de base para todas as orientações posteriores. Ele complementa isso com anotações de reuniões feitas por ele mesmo, preferindo seus próprios áudios transcritos por ferramentas como o Whisperflow em vez de transcrições brutas geradas por IA, já que sua reflexão captura o que foi realmente significativo. Esse repositório permite ao ChatGPT realizar uma correspondência avançada de padrões, conectando ideias dispersas de conversas com autoridades governamentais, engenheiros e investidores para revelar oportunidades únicas.

Além do texto, o sistema prospera com contexto visual. O envio de diagramas de arquiteturas técnicas ou modelos de negócio aumenta significativamente a compreensão do ChatGPT sobre sistemas complexos. Até mesmo uma apresentação da empresa fornece à IA uma noção do estilo da marca, permitindo que ela critique novos designs em termos de consistência. Embora modelos financeiros em formato de imagem ainda sejam um ponto fraco para análises precisas, eles oferecem uma base contextual valiosa. Um arquivo de “contatos-chave” atualizado dinamicamente, mantido com a ajuda do ChatGPT, permite que a IA sugira proativamente apresentações valiosas com base na rede em evolução e nos objetivos do projeto.

O benefício final é a transformação do ChatGPT em um conselheiro persistente que não sofre com perda de contexto. Diferentemente de uma única conversa longa, que se torna lenta, um projeto mantém todos os arquivos em estado pronto, eliminando a necessidade de reexplicar os fundamentos. Essa configuração, que também pode ser compartilhada com membros da equipe (com certas ressalvas de privacidade), acelera o progresso de forma dramática — comprimindo anos de networking potencial e insight estratégico em meros meses ao aproveitar a capacidade da IA de sintetizar tudo o que sabe sobre seu empreendimento.

Insights Surpreendentes

Anotações manuscritas (ou faladas) são mais valiosas do que transcrições de IA: O apresentador encontra mais valor em ditar seu próprio resumo dos pontos-chave de uma reunião do que em enviar uma transcrição perfeita feita por IA, pois sua reflexão prioriza o que de fato foi interessante e acionável para ele.

Imagens treinam o ChatGPT no seu estilo, não apenas no seu conteúdo: Enviar uma apresentação não apenas informa o ChatGPT sobre o seu negócio — também ensina ao modelo seu estilo visual e tonal específico, permitindo que ele dê feedback sobre se novos materiais de marketing ou design estão alinhados à marca.

A IA pode gerenciar sua rede de contatos de forma proativa: Ao manter um simples documento de “contatos-chave” dentro do projeto, o ChatGPT pode analisar todas as suas anotações de reuniões e sugerir com quem você deveria retomar contato e por quê, atuando como um gestor de relacionamentos intuitivo.

Criar um diagrama para o ChatGPT pode ajudá-lo a compreender você melhor: Há um benefício recursivo em fazer o próprio ChatGPT gerar um diagrama do seu negócio com base nos seus documentos e depois enviar essa imagem de volta ao projeto; esse passo aparentemente circular aprimora sua compreensão geral.

Conclusões Práticas

Comece qualquer iniciativa complexa com um Projeto: Seja para um empreendimento empresarial, uma situação tributária ou uma questão jurídica pessoal, crie um projeto dedicado no ChatGPT ou Claude e comece enviando um documento fundamental que declare seu objetivo central ou tese.

Construa contexto com uma mistura de “documentos vivos”: Preencha o projeto com uma combinação de documentos estratégicos (tese, planos), aprendizados contínuos (suas anotações de reunião selecionadas) e referências visuais (diagramas, guias de estilo). Exporte as notas em PDF para facilitar o envio.

Use aplicativos de voz para organizar notas com eficiência: Ao final de um dia de reuniões, use um aplicativo de voz para texto para ditar rapidamente seus principais aprendizados e reflexões, depois use o ChatGPT para formatar essas ideias em uma nota limpa para o projeto.

Aproveite o projeto para manter consistência criativa: Ao criar qualquer novo material — um site, um slide, um e-mail de marketing — pergunte ao ChatGPT, munido do contexto do projeto, se o trabalho está alinhado com o estilo e os objetivos evidentes nos documentos que você forneceu.

Get the free ChatGPT bundle: https://clickhubspot.com/rdc

Episode 90: Are you really getting the most out of ChatGPT—or are you only scratching the surface? Nathan Lands (https://x.com/NathanLands) hosts this hands-on episode, showing exactly how he uses ChatGPT like the top 1% of business owners to supercharge his productivity and decision-making.

This solo episode takes you inside Nathan’s’ AI-powered workflow for building his latest company, Lore. Nathan walks through his unique approach to ChatGPT Projects, demonstrating how to set them up, how to add meaningful context with files, meeting notes, images, diagrams, financial models, and more. Discover insider techniques that allow AI to act as a true business advisor, drawing connections and surfacing opportunities you might otherwise miss. Whether for business or personal projects, Nathan’s step-by-step guide will help you unlock better, more strategic results from ChatGPT—often leaving others shocked at what’s possible.

Check out The Next Wave YouTube Channel if you want to see Matt and Nathan on screen: https://lnk.to/thenextwavepd

—

Show Notes: